KOBİ'ler ve kamu kurumları için DMS sistemi –
Explorerarşivinden
etkileşimli doküman yönetim merkezine
DMS-biz, KOBİ'ler, kamu kurumları ve belediye organizasyonları için bir doküman yönetimi yazılımıdır. DMS sistemi, zamanla gelişmiş Explorer, sürücü ve Microsoft SharePoint yapılarını kurallara dayalı doküman yönetimine sahip rol tabanlı bir DMS portalına dönüştürür. Bilinen arama yolları korunur, yeni arama anahtarları otomatik olarak oluşturulur, yetkiler ayrıştırılmış şekilde yönetilir ve kararlar izlenebilir şekilde belgelenir. Dokümanlar aktif iletişim nesnelerine dönüşür: Durum, sorumluluk, geçerlilik, onay, süre ve karar izlerini doğrudan kendileriyle taşırlar.
Mevcut yönelimi koruyun. Dokümanları bundan sonra bağlayıcı ve izlenebilir şekilde yönetin.
Arama sürekliliğini sağlama
Mevcut yol yapısı üzerinden alışılmış arama korunur. Ek olarak DMS-biz, yazar, doküman türü, uzman birim, varlık, sözleşme tarafı, proje bağlantısı, işlem bağlantısı veya diğer alana özel kriterler için akıllı arama anahtarları oluşturur.
Yetkileri hedeflenmiş şekilde yönetme
İç roller, dış paydaşlar, kişiler, güvenlik seviyeleri ve doküman durumu çok boyutlu olarak temsil edilir. Kaynak doküman ve kütüphane nüshası için yetkiler ayrıştırılmış şekilde yönetilebilir.
Kararları kanıtlama
Versiyonlar, onaylar, ek bilgiler ve dokümanlar arasındaki bağımlılıklar arşivlenmiş olarak temsil edilir. Karar temelleri her zaman izlenebilir şekilde belgelenmiş kalır.
Taslaktan geçerli kütüphane versiyonuna
DMS-biz; düzenleme, kontrol, onay, kullanım ve arşivlemeyi birbirinden ayırır. Böylece hangi versiyonun geçerli olduğu ve hangi bilginin hangi zamanda mevcut olduğu görünür kalır.
Profesyonel bir DMS ihtiyacını görünür kılan beş soru
Profesyonel bir DMS, dokümanların bulunduğu, yönetildiği, onaylandığı, izlendiği ve kararlara izlenebilir şekilde dahil edildiği yerde tam değerini ortaya koyar. Aşağıdaki beş soru, mevcut arşiv yapınızın güvenilir bir doküman yönetim merkezi olarak işlev görüp görmediğini gösterir.
Yönelim · Yönetim · GeçmişOrganizasyonlar ne talep eder – ve DMS-biz nasıl yanıt verir
Bu sorular düzenli olarak kamu kurumlarından, belediye hizmetlerinden ve KOBİ'lerden gelir. Burada size somut yanıtlar sunuyoruz.
DMS-biz, mevcut Explorer, sürücü ve Microsoft SharePoint yapılarını taşıma yoluyla devralır. Önceki dosya yolu, yapılandırılmış bir arama ve gezinme özelliği olarak devralınır ve sanal olarak yeniden oluşturulur – sözde Tıklama Yolu Simülasyonu. Kullanıcılar dokümanları yeni arama anahtarlarına ve DMS fonksiyonlarına ek olarak, alışılmış yol mantığı üzerinden de bulmaya devam eder.
Bir dokümanı kaydederken veya taşırken DMS-biz otomatik olarak birleşik bir arama anahtarı oluşturur: dosya adı, yol ve yazar, doküman türü, uzman birim, varlık, tarih, güvenlik seviyesi veya sözleşme tarafı gibi uzmanlık meta verilerinden. Dokümanlar böylece sadece isim üzerinden değil, kriterler üzerinden de bulunur.
DMS-biz, düzenleme nüshası ile kütüphane nüshasını sistem tarafında ve bağlayıcı şekilde ayırır. Dış paydaşlar, onaylanmış kütüphane nüshalarına erişimi olan tanımlanmış roller alır. İç çalışma durumları düzenleme alanında korunur.
Her doküman kendi sürelerini taşır: sözleşme bitişi, fesih süresi, sertifika bitişi, kontrol aralığı. DMS-biz bunları aktif olarak izler, yapılandırılabilir bir ön süreyle sorumluları e-posta yoluyla bilgilendirir ve gerekirse eskalasyon yapar. Süre yönetimi doğrudan doküman üzerinde gerçekleşir ve DMS sürecine yerel olarak entegre edilmiştir.
DMS-biz, dokümanları kaydederken veya PDF olarak dışa aktarırken kayıtlı gizlilik özelliğine bağlı olarak otomatik bir güvenlik damgasıyla işaretler – "Dahili", "Gizli" veya "Çok Gizli". Koruma bağlamı, portal dışında da görünür kalır.
DMS-biz; versiyonları, onayları, ek bilgileri, yorumları ve doküman bağımlılıklarını eksiksiz olarak arşivler. Her sonuç dokümanı için herhangi bir zamanda hangi kaynak dokümanların temel olduğu, hangi versiyonların geçerli olduğu ve kimin karar verdiği izlenebilir kalır.
Dosya arşivlerinden yönetilebilir doküman süreçlerine
DMS-biz; taşıma, arama mantığı, yetkiler, süreler, onaylar, geçmiş ve entegre işlem yönetimini, mevcut doküman envanterinden bağlayıcı doküman yönetim merkezine kadar net bir kurulum sürecinde birleştirir.
Envanteri yapılandırma
Explorer, sürücü ve Microsoft SharePoint yapıları kaydedilir: klasörler, doküman türleri, dosya adları, meta veriler, sorumluluklar ve güvenlik gereksinimleri.
Taşımayı hazırlama
Dokümanlar devralınır, tanınabilir bilgiler çıkarılır ve önceki yol, yapılandırılmış bir arama ve gezinme özelliği olarak kaydedilir – Tıklama Yolu Simülasyonu yoluyla.
Doküman çalışmasını yönetme
Dokümanlar; rollere, kişilere, paydaşlara, güvenlik seviyelerine, sürelere, durumlara ve doküman setlerine atanır. Değişiklikler ve onaylar izlenebilir kalır.
Aktif yönetimin fark yarattığı doküman dünyaları
DMS-biz, büyük doküman envanterlerini aktif olarak yönetmek isteyen organizasyonlar için doğru seçimdir: net sorumluluklar, alana özel iş akışları, süreler, versiyonlar, onaylar, paydaş erişimleri ve tamamen izlenebilir karar geçmişiyle.
Explorer arşivinden yönetilebilir bir doküman yönetim merkezine
DMS-biz, zamanla gelişmiş arşiv yapılarını net doküman yönetimiyle birleştirir. Mevcut yollar bir yönelim olarak korunurken, arama, yetkiler, süreler, iş akışları ve karar geçmişleri sistematik olarak genişletilir.
Mevcut yollar, doküman adları, proje klasörleri ve Microsoft SharePoint yapıları alışılmış arama ve gezinme mantığı olarak korunur.
Akıllı arama anahtarları, doküman türleri, uzman birimler, yazarlar, zaman bağlantıları ve proje bilgileri ilgili dokümana daha hızlı ulaştırır.
Roller, kişiler, dış paydaşlar, güvenlik seviyeleri ve kaynak dokümanlar ile kütüphane nüshaları için yetkiler hedeflenmiş şekilde temsil edilir.
Hatırlatmalar, kontrol aralıkları, sözleşme bitişleri ve güncelleme yükümlülükleri net sorumluluklar, hatırlatmalar ve eskalasyon imkanları kazanır.
Düzenleme durumları, açık kontroller ve onaylar görünür hale gelir. Sorumlu kişiler hedeflenmiş şekilde hatırlatılabilir ve kararlar hızlandırılabilir.
Versiyonlar, yorumlar, ek bilgiler, onaylar ve bağımlılıklar arşivlenmiş şekilde erişilebilir ve izlenebilir kalır.
Aranmadan önce dokümanları bulun
Arayüz, bilinen yol mantığını modern arama, filtreleme, doküman setleri, durum bilgileri ve rol yetkileriyle birleştirir.
Klasik DMS sistemlerine ve Microsoft SharePoint'e alternatif olarak DMS-biz
Birçok organizasyon; verimli, güvenli ve sorunsuz bir kurulum sağlayan ve mevcut doküman envanterini yönetilebilir bir DMS sistemine dönüştüren pragmatik bir doküman yönetimi yazılımı arıyor. DMS-biz tam olarak bunun için geliştirildi.
Bir ECM alternatifi olarak DMS-biz, mevcut Explorer, sürücü ve Microsoft SharePoint yapılarını devralır. Alışılmış yollar bir yönelim olarak korunurken, arama anahtarları, meta veriler, yetkiler, süreler ve iş akışları yapılandırılmış şekilde eklenir.
DMS-biz, sözleşme, inşaat, izin ve güvenlik dosyaları için yapılandırılmış dijital dosya yönetimini mümkün kılar – rol yetkileri, süreler ve denetime hazır versiyonlamayla.
Düzenlenmiş ortamlar için bir doküman yönetimi yazılımı olarak DMS-biz, NIS-2, GDPR, GoBD ve BaFin gereksinimlerini destekler – eksiksiz kanıt yönetimi ve denetime hazırlıkla.
Klasik DMS sistemlerinden veya genel ECM platformlarından farklı olarak DMS-biz, modern bir SaaS çözümü olarak iş günlük hayatına tutarlı şekilde odaklanır: "biz" iş odaklılığı ifade eder. Kullanıcılar alışılmış yapılarda çalışmaya devam eder ve aynı zamanda arama anahtarları, meta veriler, süreler, rol yetkileri, iş akışları ve izlenebilir karar geçmişleri yoluyla akıllı destek alır. Böylece doküman yönetimi daha kolay, daha güvenli ve daha yönetilebilir hale gelir – uzman birimler, yönetim ve idare için fark edilir bir rahatlama ile.
Çok sayıda sözleşmesi olan organizasyonlar için DMS-biz, factory'nin Sözleşme Yönetimi, İş Akışı Motoru ve Gösterge Paneli ile birleştirilebilir.
DMS-biz – Doküman Yönetimi Yazılımı hakkında sorular
DMS-biz nedir ve kimler için uygundur?
DMS-biz, KOBİ'ler ve kamu kurumları için bir doküman yönetimi yazılımıdır. Mevcut Explorer, sürücü ve Microsoft SharePoint yapılarını; süreler, versiyonlama, onaylar ve izlenebilir karar dokümantasyonuna sahip rol tabanlı bir DMS portalına dönüştürür.
DMS-biz basit bir dosya arşivinden nasıl farklıdır?
DMS-biz, zamanla gelişmiş dosya arşivlerini bağlayıcı bir doküman yönetim merkezine dönüştürür: yapılandırılmış taşıma, rol tabanlı yetkiler, süre mantığı, versiyonlama, güvenlik damgası, arşivlenmiş karar dokümantasyonu ve net bir kütüphane nüshası konseptiyle. Dokümanlar böylece artık pasif dosyalar değil, durum, sorumluluk ve izlenebilir geçmişe sahip aktif yönetim nesneleridir.
DMS-biz mevcut arşiv yapılarını devralabilir mi?
DMS-biz, mevcut Explorer, sürücü ve Microsoft SharePoint yapılarını taşıma yoluyla devralır. Önceki yol, yapılandırılmış bir arama ve gezinme özelliği olarak korunur; böylece kullanıcılar yeni DMS arama mantığına paralel olarak (Tıklama Yolu Simülasyonu) alışılmış klasör mantığı üzerinden de gezinebilir.
DMS-biz kamu kurumları ve belediye organizasyonları için uygun mu?
DMS-biz, karmaşık doküman envanterine sahip organizasyonlar için özel olarak tasarlanmıştır: kamu kurumları, belediye hizmetleri, belediye şirketleri, dernekler ve KOBİ'ler. Desteklenen dosya türleri arasında kurul dosyaları, bağlantı dosyaları, inşaat ve izin dosyaları ile tesis ve BT güvenlik dosyaları bulunur.
DMS-biz, NIS-2, GDPR, BaFin veya CRA gibi düzenleyici gereksinimlerin karşılanmasını nasıl destekler?
NIS-2, GDPR, BaFin gereksinimleri, Cyber Resilience Act (CRA) veya GoBD gibi düzenleyici gereksinimler eksiksiz, denetime hazır bir dokümantasyon talep eder – DMS-biz tam olarak bunu yapılandırılmış şekilde sunar:
- Süre takibi, uzatma seçenekleri ve eskalasyon iş akışlarına sahip sözleşme yönetimi – BaFin uyumlu dış kaynak sözleşmeleri ve enerji şirketleri düzenlemesi için önemlidir
- Ekler & değişiklikler – orijinal dokümana net bağlantısı olan sözleşme eklerinin yapılandırılmış kaydı, GoBD'ye göre denetime hazır
- Ara sonuçlar & müzakere durumları – NIS-2 kanıt yükümlülüklerine göre devam eden müzakerelerin ve koordinasyon turlarının izlenebilir versiyonlanması
- Yetersiz sözleşmelerde risk değerlendirmesi – düzenleme boşluklarını, eksik maddeleri veya belirsiz sorumluluk sorularını belirlemek için entegre kontrol listeleri (CRA uyumluluğu için de önemli)
- Uyumluluk dokümantasyonu & kanıt yönetimi – GDPR, GoBD ve sektöre özel gereksinimlere göre iç denetimler, dış kontroller ve resmi talepler için denetime hazır arşiv
Böylece DMS-biz, aktif risk ve sözleşme kontrolü için merkezi bir yönetim aracına – ve denetim makamlarına ve denetim kurumlarına karşı kanıtlanabilir bir uyumluluk temeline dönüşür.
Bir sonraki adıma hazır mısınız?
Mevcut arşivinizin nasıl yönetilebilir bir doküman yönetimi portalına dönüştüğünü gösteriyoruz – arama sürekliliği, rol yetkileri, süreler ve izlenebilir karar geçmişiyle.