Der digitale Vertragsleitstand
für Ihre Verträge.
CLM ℹ – von Anfrage über Abschluss, Änderung und Kündigung bis zu Fristen und Kundenkommunikation: Das factory Vertragsportal führt Kunden einfach und transparent durch den digitalen Vertragsprozess und gibt dem Auftraggeber die sichere Steuerung über alle Vertragsvorgänge, Fristen und nächsten Schritte. Angetrieben wird der gesamte Ablauf von der factory Workflow-Engine ℹ – derselben Steuerungslogik, die auch die anderen factory-Anwendungen antreibt.
Mehr als 2.000 Verträge zentral steuern
Jeder Vertrag erhält seine eigene digitale Vertragsakte – mit Daten, Dokumenten, Fristen, Werten und Historie.
Fristen im Griff
Vordefinierte Fristen und Zuständigkeiten sorgen für strukturierte, zuverlässige Bearbeitung – automatisch überwacht.
Rollenbasiert & DSGVO-konform
Externe Kunden, interne Mitarbeiter und Vertragsmanager erhalten jeweils passgenaue Sichten – nachvollziehbar historisiert.
Vertragsmanagement ist die spezialisierte DMS-Ausprägung für Verträge.
Verträge werden im factory Vertragsportal zu aktiven digitalen Vorgängen – mit zentralen Daten, klaren Dokumenten, transparenten Fristen und nachvollziehbarer Kommunikation.
Der Vertragsleitstand ℹ führt alle Informationen live zusammen, überwacht Fristen und macht den aktuellen Status jedes Vertrags jederzeit sichtbar.
Die Workflow-Engine erkennt jede Aktion – Anfrage, Abschluss, Änderung, Kündigung oder Fristablauf – und steuert sie prozesssicher zur richtigen Rolle und zum nächsten verbindlichen Schritt.
Vertragsmanagement, angetrieben von der Workflow-Engine
Jeder Vertrag als vollständige digitale Akte
Das Portal ist für große Vertragsbestände ausgelegt. Verträge werden als aktive Vorgänge geführt – mit allen relevanten Informationen strukturiert zusammengeführt.
Anfrage, Qualifizierung, Abschluss, Änderung und Kündigung im Portal
Vom ersten Interesse bis zum aktiven Kunden: Das Portal begleitet Kunden einfach, transparent und sicher durch den gesamten digitalen Vertragsprozess – gesteuert von der Workflow-Engine ℹ.
Kundenfreundliche Registrierung
Interessenten registrieren sich einfach digital und fordern den passenden Vertrag direkt an.
Sicherer Abschluss
Vertragsvorlagen führen strukturiert durch den Prozess bis zum verbindlichen Abschluss – geschützt durch Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Kundenfreundliche Änderungen
Änderungswünsche und Änderungsanforderungen werden digital erfasst, transparent bearbeitet und revisionssicher dokumentiert.
Prozesssichere Kündigungen
Beidseitige Kündigungen werden direkt im Portal initiiert, fristgerecht gesteuert und mit Vorlagen transparent bis zum Abschluss begleitet.
Der virtuelle runde Tisch: gemeinsam am Vertrag arbeiten
Verträge werden am virtuellen runden Tisch gemeinsam entwickelt, geprüft und freigegeben – transparent, revisionssicher und mit klaren Dateiversionen.
Der Vertrag wird zum aktiven digitalen Partner.
Drei oder vier Vertragspartner stimmen Inhalte seitenweise ab, bringen Kommentare ein, stellen Unterlagen bereit, erhalten gezielte Leserechte, nutzen Downloads und dokumentieren Freigaben – alles direkt am Vorgang.
Der Vertrag überwacht seine Fristen, meldet Änderungen und warnt rechtzeitig vor Verlängerung, Kündigung oder Laufzeitende. Zugriffe, Dokumente, Freigaben und Kommunikation werden über klare Rollen und Rechte gesteuert.
Regulatorik wird Teil des Vertrags
Regulatorische Anforderungen wie DORA, CRA oder weitere Addenda werden als strukturierte Vertragsbausteine mit den zugehörigen Fristen, Nachweisen und Aufgaben in den Vertragsprozess integriert.
Digital Operational Resilience Act
Anforderungen an IKT-Dienstleister und Auslagerungen werden als Vertragsbausteine, Nachweise und Fristen am Vertrag geführt – prüfbar und dashboardfähig.
Cyber Resilience Act
Sicherheits- und Nachweispflichten werden als strukturierte Aufgaben und Belege direkt im Vertragslebenszyklus geführt und bleiben prüfbar.
Addenda & Nachträge
Ergänzende Vereinbarungen werden als eigene Bausteine mit Fristen, Verantwortlichen und Nachweisen geführt – sichtbar, sobald ein Addendum fehlt.
Alles, was eine Vertragsmanagement Software zum aktiven Vertragsleitstand macht
Fristen & Verantwortlichkeiten
Das Portal überwacht vertragsbezogene Fristen und verknüpft sie mit Zuständigkeiten. Vertragsmanager werden gezielt informiert, sobald Kunden Aktionen auslösen, Daten ändern oder Dokumente hochladen.
Kundenkommunikation im Portal
E-Mails werden direkt aus dem Portal versendet und am Vertrag historisiert. Für Mitteilungen an Kundengruppen steht ein Queueing-System zur strukturierten, kontrollierten Auslieferung bereit.
Vertragsräume
Vertragsräume lassen sich nach Vertragstypen, Kundensegmenten oder Verantwortungsbereichen strukturieren – mit passgenauem Zugang, Informationen und Funktionen je Gruppe.
Rollenbasiert, sicher, nachvollziehbar
Ein differenziertes Berechtigungssystem steuert Inhalte und Funktionen für externe Kunden, interne Mitarbeiter und Vertragsmanager. Jede relevante Änderung wird historisiert.
Strukturierter Upload mit White-List-Konzept
Nur zugelassene Formate werden akzeptiert
Für den Upload von Dateien setzt das Portal auf ein White-List-Konzept ℹ. Zugelassene Dateiformate werden klar definiert – für einen sicheren, kontrollierten und komfortablen Dokumentenaustausch.
Kunden können Dokumente einfach hoch- und herunterladen. Eingehende E-Mails lassen sich ebenfalls als Dokumente zum Vertrag speichern.
Im produktiven Einsatz bei der Netzgesellschaft Düsseldorf
Die Zusammenarbeit mit der factory ist eine langjährige und erfolgreiche. Änderungswünsche werden stets unverzüglich umgesetzt, das Portal wird kontinuierlich erweitert und komfortabler gestaltet. Auf technische Bedrohungen aus dem Internet wird unverzüglich reagiert – bisherige Angriffsversuche konnten alle abgewehrt werden.
Wie groß ist Ihr Vertragsbestand?
Schreiben Sie uns kurz Ihren Anwendungsfall. Wir zeigen Ihnen, wie das Vertragsportal – gesteuert von der Workflow-Engine – Ihren Vertragsprozess konkret abbildet.