Çevik Ortamda Earned Value Management

Earned Value Management (EVM), Earned Value Analysis (EVA) olarak da bilinir ve her bir alt sonuca plan maliyetlerinin atandığı bir sonuç planlamasına dayanır.

Planlanan bir sonucun onaylanması (müşteri kabulü; Site Acceptance Test) ve ilgili gerçekleşen maliyetlerin belirlenmesinin ardından, Cost-Performance-Indicator (basitleştirilmiş: sonuca bağlı CPI = ∑Plan Maliyetler / ∑Gerçekleşen Maliyetler) erken bir aşamada hesaplanabilir. CPI değeri 1'in altına düştüğünde hemen müdahale edilebilir.

Ön Koşullar ve Zorluklar

Ön koşul: Proje sonuçlarımın yeterince ayrıntılı olması gerekir. Çevik çalışıldığında bu, planlanan proje sonuçlarını değiştirmemiz veya hatta iptal etmemiz ve bunun yerine başka sonuçlar sunmamız gerekebileceği anlamına gelir.

Risk: Temel planlama, çevik değişiklikler nedeniyle geçersiz hale gelir. Bu durumda başlangıçta oluşturulan plan-gerçekleşen maliyet eşleştirmesi artık kullanılamaz hale gelir ve CPI artık kullanılamaz. Proje kontrolden çıktığında bir eğilim zamanında fark edilemez.

Proje Yöneticisinin Rolü

Proje yöneticisi olarak projelerimin iş-teknik başarısından sorumluyum. Sapmaları zamanında ve güvenilir şekilde tespit edebilmek için kontrolling sürecini nasıl organize ederim?

Planlanan sonuçlardaki bir değişikliğe rağmen EVM yöntemini kullanabilmek ve CPI'yi hesaplayabilmek için ne organize edilmelidir?

Öneri: Points of Profit'in (PoP) Tanıtılması

Aşağıdaki öneri görece kolay uygulanabilir, ancak proje sonuçlarının müşterisiyle karşılıklı mutabakat gerektirir.

  1. Ölçü birimi tanıtmak: Points of Profit (PoP). PoP, bir proje sonucunun genel sonuca yaptığı mutlak katkıyı değerlendirir.
  2. Proje yol haritasını belirlemek: Hangi sonuçlar nasıl elde edilecek (örn. müşteri katılımı)?
  3. Sonuç türlerini tanımlamak: Her sonuç türü için somut, kabul edilebilir sonuçlar ve ilgili PoP belirlenir – buna PoP-Set denir.

Yazılım Geliştirmede PoP-Set Örnekleri

  • Kullanıcı Hikayesi / Spesifikasyon: Örnek başına 30 PoP (başlangıçta 30 örnek kararlaştırıldı)
  • Uygulanmış Arayüz: 100 PoP
  • Bilgi Nesnesi (yazılımda gösterilen): 50 PoP
  • İş Akışı Fonksiyonu: 20 PoP
  • Müşteriyle Sprint Review (kısmi kabul): 15 PoP
  • Ön ve son hazırlık dahil Steering Committee: 30 PoP
  • Sonucu iptal etmek: 3 PoP (dokümantasyon gereklidir)
  • Müşteri Eğitimi: 5 PoP
  • Kullanıcı Konseptinin Genişletilmesi: 8 PoP
  • Diğer PoP-Set'ler: KG, Testler, Optimizasyon, Dokümantasyon vb.

Uygulama Adımları

  1. Proje başlangıcında belirlenen PoP-Set'ler listelenir ve toplanır.
  2. Proje bütçesi PoP toplamına bölünür – bu, PoP başına proje fiyatını verir.
  3. Tüm sonuçları ilgili PoP'larla birlikte içeren bir Evaluated Results List (ERL) oluşturulur.
  4. Yeni sonuçlar PoP'larına göre maliyet açısından değerlendirilebilir.

Evaluated Results List'in müşteriyle birlikte sürekli olarak güncellenmesi başarılırsa – yani yeni sonuçlar ve PoP'lar eklenirse – proje güvenilir şekilde yönetilebilir.

Planlama ve Kontrolling

Örnek Hesaplama

Başlangıç planlaması: 5 Milyon € bütçe, 4.000 PoP → PoP başına 1.250 €.
Genişletme: 5.000 PoP → yeni bütçe 6.250.000 €.

Plan ve gerçekleşen maliyetler, yeni kararlaştırılan PoP-Set'ler üzerinden hesaplanır. Kabul edilen sonuçlar için: CPI = Plan Maliyetler / Gerçekleşen Maliyetler. Bu sayede performans belirlenir ve müdahale edilebilir.

Not: CPI, sonuç türü bazında ayrıntılı olarak değerlendirilmelidir; bu, sonuç türüne özgü PoP hesaplamasını iyileştirmeyi ve gelecekteki çevik planlamayı daha hassas hale getirmeyi sağlar.

Müdahale: Bütçe Uyarlaması

Bir sonuç türü düşük değerlendirilmişse, Steering Committee'de bu türe neden daha fazla PoP (ve dolayısıyla üretim maliyeti) atanması gerektiği konusunda görüşülmesi gerekebilir.

Daha yüksek maliyetlerin müşteriye yansıtılıp yansıtılamayacağı sözleşmede kararlaştırılan maddelere bağlıdır. Burada gerekirse satış ekibinin eğitilmesi gerekir.

Müdahale: Proje Performansının Optimizasyonu

Yönetim, zaten teslim edilmiş sonuçların PoP proje değerlendirmeleri üzerinden iç maliyet analizleri için sağlam bir temel oluşturabilir. Kendi performansını optimize etme gereksinimleri görünür hale gelir.

Böylece gelecekteki projelerin maliyetleri hem müşteriler için adil hem de kendi şirket için değer yaratacak şekilde, gerçek verimlilik temelinde planlanabilir.

Sonuç

Points of Profit'in (dahili olarak) tanıtılması, değişen proje hedeflerinde bile hassas bir kontrolling yapılmasını sağlar. Müşteriyle mutabık kalınan bir hesaplama temeli ("sonuçtan PoP'a") gerekli bütçe uyarlamalarını büyük ölçüde kolaylaştırır ve çevik projelerde performans, değer ve emek konusunda şeffaflık sağlar.