pbf project business factory GmbH
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ISMS- und DSGVO-konformes Dokumentenmanagement DMS

 Dokumentmanagementsystem

Heute sind Dokumente meist in einer Ordnerstruktur abgelegt. Die Rechtevergabe ist dann so organisiert, dass der Datei-Explorer-Baum die Organisation des Unternehmens abbildet.

Soll nun eine zusätzliche Rechtevergabe gemäß der Kategorien des DMS erfolgen, also z.B. eine Einteilung in offene, interne, vertrauliche, streng vertrauliche und geheime Dokumente, ist diese Art der Rechtevergabe sofort am Ende angelangt.

 

Angebot Dokumentenmanagement der factory

Die factory bietet eine Lösung an, die folgende Vorteile bietet:

  • Abbildung der Unternehmensorganisation
  • Abbildung der Dokument-bezogenen fachlichen Rollen
  • Einfach erweiterbare Verschlagwortung
  • integriertes Versions-Management zum Abbilden des Lebenslaufes eines Dokumentes


Nutzen

1. Zugriff auf Dokumente gemäß Hierarchieebene

Mit der unabhängigen Rechtevergabe wird einfach organisiert, dass z.B. der Vorstand alle geheimen Dokumente lesen kann.

2. Zugriff auf Dokumente gemäß dem fachlichen Bezug

Ein fachliches Dokument wie z.B. eine Organisationsanweisung des Unternehmens kann von allen als „Nutzer“ definierten Personen gelesen werden.

3. Dokumentenmanagement

Für jedes Dokument können Notizen oder auch Aufgaben angelegt werden. Eine Überwachung von Meilensteinen und Fristen ist möglich, so werden Revisionstermine nicht verpasst bzw. ein drohendes Vertragsende rechtzeitig vorab gemeldet.

4. Komplexe Dokument-Strukturen

Es können den Dokumenten weitere Dokumente wie Bilder, Zeichnungen etc. zugeordnet werden, so dass auch Dokumentstrukturen einfach abgelegt werden können (Beispiel: Vertrag mit Verhandlungsprotokoll).

5. Dokument-Recherchen

Die Suche nach Dokumenten wird einfach, der effiziente Zugriff (gemäß Rechtekonzept) ist gewährleistet.

 

Migration der Dokumente

Die factory liefert zur Datenmigration einen Datei-Grabber, der den gesamten Explorerbaum abarbeitet und dabei unter anderem folgendes automatisch erledigt:

1. Auslesen der Dateiattribute und Auswertung wie z.B.:

    a. Dateiname -> Auswertung Fachinhalt

    b. Dateiendung -> Auswertung Dateityp

    c. Directory-Name -> Auswertung z.B. "Abteilungsleitung"

    d. Datei-Zeitstempel -> Anlage, letzte Änderung

    e. Titel, Autor, etc. -> automatische Verschlagwortung

2. Übernahme der Datei in das neue DMS

3. automatische Verschlagwortung und Rechte-Vergabe

 

Angebot der factory

Das Angebot der factory beinhaltet viele weitere nützliche Funktionen und Schnittstellen.

 

Gerne beantworten wir Ihre Anfrage.